De boekhouding zelf doen of uitbesteden: Waar moet je aan denken?

Als ondernemer ben je verplicht om een juiste, volledige en tijdige administratie te voeren. De belastingdienst moet namelijk te allen tijde, zonder al teveel moeite, inzicht kunnen krijgen in het reilen en zeilen van je bedrijf. De administratie van je bedrijf bestaat niet alleen uit de boekhouding (vastlegging van alle financiële transacties), maar omvat ook in veel gevallen een urenadministratie, kilometeradministratie, personeelsadministratie, verkoopcontracten, inkoopcontracten, notulen van vergaderingen en ga zo maar verder. In dit bericht beperken wij ons tot de boekhouding van je bedrijf. Hierbij gaat het dus om de vastlegging van alle transacties die leiden tot omzet, kosten, bezittingen of schulden.

Deel met je vrienden, kennissen en collega's

Keuzemogelijkheden

Als ondernemer kun je op verschillende manieren omgaan met je boekhouding. Zo kun je:

De boekhouding geheel zelf doen;
De boekhouding gedeeltelijk zelf doen en gedeeltelijk uitbesteden;
De boekhouding volledig uitbesteden.

Welke keuze je maakt is helemaal aan jou. Om je te helpen bij het maken van een goede keuze zetten wij hieronder uiteen welke factoren je in je beslissing mee moet laten wegen om tot een voor jou geschikte keuze te komen.

1. Boekhouding zelf doen

Tegenwoordig zijn er steeds meer online boekhoudsystemen die het gemakkelijker en leuker voor je maken om de boekhouding zelf te doen. Om gebruik te kunnen maken van deze systemen moet je meestal wel een maandelijks bedrag betalen en de kosten hiervan lopen, afhankelijk van het gekozen pakket, sterk uiteen. Voor deze kosten kun je wellicht ook een boekhouder geheel of gedeeltelijk het werk laten verrichten.

Als je ervoor kiest om de boekhouding zelf te doen dan moet je hiervoor voldoende tijd hebben of vrijmaken. Deze tijd kun je niet besteden aan de kernactiviteiten van je bedrijf en ben je dus niet bezig bent met activiteiten die wellicht bijdragen aan het genereren van inkomen. Je denkt dus misschien kosten te besparen, omdat je geen boekhouder hoeft te betalen, maar als hier tegenover staat dat je geen inkomen genereert dan kost dit wel degelijk geld. Neem dit mee in je beslissing als je overweegt de boekhouding zelf te doen om zo kosten te besparen. Overigens zijn de kosten van een boekhouder aftrekbaar van de winst van je bedrijf en betaal je daardoor minder inkomsten- of vennootschapsbelasting. De werkelijke kosten zijn dus eigenlijk lager dan de bedragen die op de rekeningen staan.

Boekhouden is en blijft een vak. Het is niet voor niets dat mensen vaak één of meerdere jarenlange opleiding(en) achter de rug hebben om dit te op een juiste wijze te kunnen doen. Zo gelden er verschillende regels voor de bedrijfseconomische en fiscale boekhouding. Daarnaast is wet- en regelgeving constant aan verandering onderhevig. Het is dus wel zaak om je hierin te verdiepen als je ervoor kiest om de boekhouding volledig zelf te doen.

2. Boekhouding gedeeltelijk zelf doen en gedeeltelijk uitbesteden

In de plaats van het volledig zelf doen of volledig uitbesteden van je boekhouding kun je ook kiezen voor een hybride variant. Het is dan zaak om duidelijke afspraken te maken met je boekhouder over wie wat doet en wanneer dit gebeurd. Daarnaast moet helder zijn in welk(e) systeem/systemen dit gebeurd. Zoals eerder aangegeven bestaan er vele mogelijkheden en ligt een online boekhoudsysteem het meeste voor de hand. Je hoeft dan geen bestanden uit te wisselen en ziet, mits alle transacties verwerkt zijn, altijd de actuele status. Toch zijn er naast de online systemen ook traditionele systemen, waarmee je prima een deel van de boekhouding zelf kunt doen en een deel door de boekhouder kunt laten doen.

Beide mogelijkheden brengen echter kosten met zich mee. Ga je voor de online variant dan betaal je meestal een maandelijks bedrag. Ga je voor de traditionele variant dan betaal je meestal jaarlijks voor een licentie voor gebruik van de software. Verdiep je dus goed in de mogelijkheden. Wellicht heeft jouw boekhouder al een systeem waarmee het mogelijk is om de boekhouding uit te wisselen.

3. Boekhouding volledig uitbesteden

Uiteraard kun je je boekhouding ook helemaal uitbesteden. Je hebt er dan eigenlijk geen omkijken naar, behalve dat je alle documenten tijdig en volledig moet aanleveren. Veel boekhouders bieden tegenwoordig abonnementen aan, waarbij je kiest voor bepaalde werkzaamheden en een vast bedrag per maand betaald. Zo weet je precies waar je aan toe bent, kun je ervan uitgaan dat alles correct en efficiënt gebeurt en kun jij meer tijd besteden aan je eigen bedrijf of je privéleven. Het verwerken van de boekhouding behoort immers tot de dagelijkse werkzaamheden van een boekhouder. Hij of zij heeft hoogst waarschijnlijk meer routine in het verwerken van de boekhouding en verwerkt, mits gebruikmakend van moderne systemen, de documenten daardoor sneller dan jou. Daarnaast heeft hij of zij de juiste expertise in huis om de boekhouding volgens bestaande wet- en regelgeving te verwerken.

Samenvatting

Iedere ondernemer heeft verschillende opties ten aanzien van de verwerking van de boekhouding. Iedere optie heeft zijn eigen voor- en nadelen en iedere ondernemer zal hierin zijn of haar eigen keuze moeten maken. Deze keuze wordt vaak gemaakt aan de hand van factoren, zoals:

De affiniteit van de ondernemer met boekhouden (moderne systemen maken boekhouden gemakkelijker en leuker);
De beschikbare tijd van de ondernemer (let wel op: tijd = geld);
De bereidheid tot het maken van kosten.

Neem bij het maken van de keuze zoveel mogelijk factoren die hierboven aan bod zijn gekomen mee. Het is te kort door de bocht om te zeggen dat je alles beter zelf kunt doen, omdat dit goedkoper is. Zelf je boekhouding doen kost tijd en dus ook geld of gaat ten koste van je vrije tijd. Daarnaast kun je de kosten weer van je winst aftrekken en levert het je dus ook een fiscaal voordeel op. Het is echter ook niet nodig om gelijk alles uit te besteden. Tegenwoordig zijn er vele mogelijkheden die het eenvoudig maken om de boekhouding gedeeltelijk zelf te doen en gedeeltelijk door de boekhouder te laten doen. Als je er echter een ontzettende hekel aan hebt, er vanuit wilt kunnen gaan dat het correct en efficiënt gebeurt of om een andere reden niet mee bezig wilt zijn dan raden wij je wel aan om het helemaal uit te besteden. Om de boekhouding efficiënt te kunnen verwerken dient de boekhouder wel gebruik maken van moderne systemen. Een moderne boekhouder is flexibel en gaat mee in technologische ontwikkelingen.

Wessels Finance & Control | Administratie Belastingaangiften Interim Controlling